DKE.561.32.2022

Na podstawie art. 104 § 1 ustawy z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego (Dz. U. z 2022 r., poz. 2000 ze zm.) w związku z art. 7 ust. 1 i 2 i art. 60ustawy z dnia 10 maja 2018 r. o ochronie danych osobowych (Dz. U. z 2019 r. poz. 1781) oraz na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) w związku z art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2 oraz Dz. Urz. UE L 74 z 4.03.2021, str. 35), po przeprowadzeniu postępowania administracyjnego w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej na Pana M. O., prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą „O” z siedzibą w I. przy ul. (…), Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych,

udziela upomnienia Panu M. O. prowadzącemu działalność gospodarczą pod firmą „O” z siedzibą w I. przy ul. (…), za naruszenie przepisów art. 58 ust. 1 lit. a) i lit. e) rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679 i Rady UE 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (Dz. Urz. UE L 119 z  04.05.2016, str. 1, Dz. Urz. UE L 127 z 23.05.2018, str. 2, oraz w Dz. Urz. UE L 74 z 04.03.2021, str. 35) zwanego dalej „rozporządzeniem 2016/679”, polegające na niezapewnieniu Prezesowi UODO dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań.

Uzasadnienie

Stan faktyczny

1. Do Urzędu Ochrony Danych Osobowych wpłynęła skarga Pana J. D. zam. w M. przy ul. (…), zwanego dalej „Skarżącym”, na nieprawidłowości w procesie przetwarzania jego danych osobowych przez Pana M. O., prowadzącego działalność gospodarczą pod firmą „O” z siedzibą w I. przy ul. (…), zwanego dalej „Przedsiębiorcą”, polegające na przetwarzaniu danych osobowych Skarżącego przez Przedsiębiorcę bez podstawy prawnej.
2. Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych (dalej „Prezes UODO”) w ramach wszczętego postępowania administracyjnego prowadzonego celem rozpatrzenia wniesionej skargi (pod sygn. DS.523.1455.2021), pismem z 17 czerwca 2021 r. zwrócił się do Przedsiębiorcy o ustosunkowanie się do treści skargi oraz o udzielenie odpowiedzi na następujące pytania:

1)  kiedy (proszę wskazać dokładną datę), na jakiej podstawie prawnej (proszę o wskazanie konkretnego przepisu/-ów prawa), w jakim celu i w jakim zakresie (proszę wymienić kategorie/rodzaje danych) Przedsiębiorca pozyskał dane osobowe Skarżącego;

2)  czy Przedsiębiorca aktualnie przetwarza dane osobowe Skarżącego, a jeżeli tak to w jakim celu, na jakiej podstawie prawnej i jakie są to dane (należy wskazać konkretne przepisy prawa oraz przedłożyć kopię dokumentów na podstawie których Przedsiębiorca przetwarza dane osobowe Skarżącego);

3)  czy i kiedy, na jakiej podstawie prawnej (proszę wskazać konkretne przepisy prawa), w jakim celu i zakresie Przedsiębiorca przekazał dane osobowe Skarżącego na rzecz Spółki (jeżeli Przedsiębiorca zawarł ze Spółką umowę powierzenia przetwarzania danych osobowych należy przesłać jej kopię) oraz do kiedy dane osobowe Skarżącego będą przetwarzane ww. sposób (proszę wskazać konkretną datę).

3. Wobec tego, że Przedsiębiorca nie udzielił odpowiedzi na ww. pismo, Prezes UODO pismem z 30 czerwca 2022 r. ponownie zwrócił się do Przedsiębiorcy z wezwaniem o ustosunkowanie się do treści skargi oraz o udzielenie odpowiedzi na ww. pytania. Zarówno pismo z 17 czerwca 2021 r., jak i pismo z 30 czerwca 2022 r. zostały Przedsiębiorcy doręczone w sposób przewidziany w k.p.a. o doręczeniach. Przedsiębiorca na oba pisma nie udzielił odpowiedzi. Pismo z 17 czerwca 2021 r. podwójnie awizowane 21 czerwca 2021 r. i 29 czerwca 2021 r., opatrzone adnotacją „zwrot nie podjęto w terminie”, zostało zwrócone 14 lipca 2021 r. do Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Natomiast pismo z 30 czerwca 2022 r. także dwukrotnie awizowane 4 lipca 2022 r. oraz 12 lipca 2022 r., zostało zwrócone nadawcy 22 lipca 2022 r.
4. W piśmie z 30 czerwca 2022 r. Przedsiębiorca pouczony został, że brak wyczerpującej odpowiedzi na wezwanie skutkować może – zgodnie z 83 ust. 5 lit. e) w zw. z art. 58 ust. 1 lit a rozporządzenia 2016/679 – nałożeniem na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej za naruszenie polegające niezapewnienie dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań.
5. W związku z nieudzieleniem przez Przedsiębiorcę informacji niezbędnych do rozstrzygnięcia sprawy o sygn. DS.523.1455.2021, Prezes UODO pismem z 26 października 2022 r. wszczął z urzędu wobec Przedsiębiorcy – w oparciu o art. 83 ust. 5 lit. e) rozporządzenia 2016/679 – postępowanie administracyjne w przedmiocie nałożenia na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej (pod sygn. DKE.561.32.2022). W piśmie tym, Przedsiębiorca poinformowany został o możliwości wypowiedzenia się – przed wydaniem decyzji administracyjnej, – co do zebranych dowodów i materiałów oraz zgłoszonych żądań.
6. Pismo z 26 października 2022 r. odebrane zostało 8 listopada 2022 r. przez Panią M. O. w siedzibie prowadzenia przez Przedsiębiorcę działalności gospodarczej, a więc w sposób przewidziany w k.p.a. o doręczeniach.
7. W piśmie tym zawarte było pouczenie o możliwości nałożenia na Przedsiębiorcę – w przypadku braku wyczerpującej odpowiedzi na to wezwanie – administracyjnej kary pieniężnej na podstawie art. 83 ust. 5 lit. e) rozporządzenia 2016/679 w związku niezapewnieniem dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych Prezesowi UODO do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a) i e) rozporządzenia 2016/679).
8. W ww. piśmie Przedsiębiorca pouczony został także o tym, że jeżeli udzieli wyczerpujących wyjaśnień w postępowaniu o sygn. DS.523.1455.2021, do udzielenia, których wezwał go Prezes UODO oraz uzasadni wcześniejszy brak odpowiedzi na te wezwania, okoliczność ta w postępowaniu o sygn. DKE.561.32.2022 może wpłynąć łagodząco na wymiar administracyjnej kary pieniężnej lub też może spowodować odstąpienie od jej nałożenia.
9. Powyższe okoliczności stanu faktycznego Prezes UODO ustalił na podstawie całokształtu korespondencji urzędowej prowadzonej pomiędzy Przedsiębiorcą a Prezesem UODO, znajdującej się w aktach postępowania o sygnaturze DS.523.1455.2021. Korespondencja ta odzwierciedla całokształt prób uzyskania przez Prezesa UODO dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań, to jest w tym przypadku – do rozpatrzenia sprawy o sygnaturze DS.523.1455.2021, a z drugiej strony – reakcję Przedsiębiorcy na żądania Prezesa UODO.
10. W reakcji na pismo informujące o wszczęciu postępowania w przedmiocie nałożenia na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej, Przedsiębiorca pismem z 9 stycznia 2023 r. złożył wyjaśnienia, które pozwoliły Prezesowi UODO na prowadzenie dalszego postępowania w sprawie o sygn. DS.523.1455.2021.
11. Przedsiębiorca uzasadnił także powody swojego milczenia w postępowaniu o sygn. DS.523.1455.2021, którym Prezes UODO dał wiarę. Przedsiębiorca wskazał, że jego milczenie w postępowaniu o sygn. DS.523.1455.2021 spowodowane było nadmiarem zarówno służbowych, jak i prywatnych obowiązków w tym okresie.
12. Przedsiębiorca zdając sobie sprawę z niezapewnienia Prezesowi UODO dostępu do danych osobowych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań, w tym przypadku rozpatrzenia sprawy o sygn. DS.523.1455.2021 przeprosił za zaistniałą zwłokę w udzieleniu odpowiedzi na wezwania organu ochrony danych osobowych.

Ocena prawna

Po zapoznaniu się z całością materiału dowodowego zebranego w sprawie Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych zważył, co następuje.

13. Zgodnie z art. 57 ust. 1 lit. a) rozporządzenia 2016/679, Prezes UODO – jako organ nadzorczy w rozumieniu art. 51 rozporządzenia 2016/679 – na swoim terytorium monitoruje i egzekwuje stosowanie tego rozporządzenia. W ramach swoich kompetencji Prezes UODO rozpatruje m.in. skargi wniesione przez osoby, których dane dotyczą, w odpowiednim zakresie prowadzi postępowania w przedmiocie tych skarg i w rozsądnym terminie informuje skarżącego o postępach i wynikach tych postępowań (art. 57 ust. 1 lit. f)). Dla umożliwienia realizacji tak określonych zadań Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 1 rozporządzenia 2016/679 uprawnień w zakresie prowadzonych postępowań, w tym uprawnienie do nakazania administratorowi i podmiotowi przetwarzającemu dostarczenia wszelkich informacji potrzebnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. a)) oraz uprawnienie do uzyskania od administratora i podmiotu przetwarzającego dostępu do wszelkich danych osobowych i wszelkich informacji niezbędnych do realizacji jego zadań (art. 58 ust. 1 lit. e)). Ponadto, Prezesowi UODO przysługuje szereg określonych w art. 58 ust. 2 uprawnień naprawczych, w tym udzielanie upomnień administratorowi lub podmiotowi przetwarzającemu w przypadku naruszenia przepisów rozporządzenia 2016/679 przez operacje przetwarzania.
14. Naruszenie przepisów rozporządzenia 2016/679, polegające na niezapewnieniu przez administratora lub podmiot przetwarzający dostępu do danych i informacji, o których mowa powyżej, skutkującym naruszeniem uprawnień organu określonych w art. 58 ust. 1 (w tym uprawnienia do uzyskania danych i informacji niezbędnych do realizacji jego zadań), podlega – zgodnie z art. 83 ust 5 lit e) in fine rozporządzenia 2016/679 – administracyjnej karze pieniężnej w wysokości do 20 000 000 EUR, a w przypadku przedsiębiorstwa – w wysokości do 4 % jego całkowitego rocznego światowego obrotu z poprzedniego roku obrotowego, przy czym zastosowanie ma kwota wyższa.
15. Prezes UODO działając na podstawie art. 58 ust. 2 lit. b) rozporządzenia 2016/679 może także uznać za uzasadnione udzielenie administratorowi upomnienia w zakresie stwierdzonego naruszenia przepisu art. 58 ust. 1 lit. e) rozporządzenia 2016/679. Zgodnie z motywem 148 rozporządzenia 2016/679, aby egzekwowanie przepisów rozporządzenia było skuteczniejsze, należy za jego naruszenie nakładać sankcje, w tym administracyjne kary pieniężne – oprócz lub zamiast odpowiednich środków nakładanych na mocy niniejszego rozporządzenia przez organ nadzorczy. Jeżeli naruszenie jest niewielkie, karę pieniężną można zastąpić upomnieniem. Powinno się jednak zwrócić należytą uwagę na charakter, wagę oraz czas trwania naruszenia, na to, czy naruszenie nie było umyślne, na działania podjęte dla zminimalizowania szkody oraz wszelkie inne czynniki obciążające lub łagodzące.
16. Odnosząc przytoczone powyżej przepisy rozporządzenia 2016/679 do ustalonego w niniejszej sprawie, a opisanego na wstępie uzasadnienia niniejszej decyzji, stanu faktycznego, stwierdzić należy, że Przedsiębiorca – administrator danych osobowych Skarżącego, – jako strony prowadzonego przez Prezesa UODO postępowania o sygn. DS.523.1455.2021, niewątpliwe naruszył obowiązek zapewnienia Prezesowi UODO dostępu do informacji niezbędnych do realizacji jego zadań – w tym przypadku do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy. Jednakże w odpowiedzi na informację o wszczęciu postępowania administracyjnego w sprawie o sygn. DKE.561.32.2022, Przedsiębiorca złożył wyjaśnienia pozwalające Prezesowi UODO prowadzenie dalszego postępowania w sprawie o sygn. DS.523.1455.2021. Zdaniem Prezesa UODO, działania Przedsiębiorcy z pewnością skutkowały brakiem dostępu do dowodów niezbędnych do merytorycznego rozstrzygnięcia sprawy Skarżącego i to przez okres od chwili upływu terminu wyznaczonego na złożenie wyjaśnień, zakreślonego w pierwszym piśmie Prezesa UODO skierowanego do Przedsiębiorcy (17 czerwca 2021 r.), który upłyną 29 czerwca 2021 r. do dnia wszczęcia postępowania w przedmiocie nałożenia na Przedsiębiorcę administracyjnej kary pieniężnej. Przedstawione przez Przedsiębiorcę uzasadnienie braku odpowiedzi na wezwania Prezesa UODO nie zdejmuje z niego odpowiedzialności za stwierdzone zaniechanie. Jednakże wskazane przez Przedsiębiorcę przyczyny braku współpracy z organem nadzorczym należało uwzględnić, jako wiarygodne oraz mające istotny wpływ na ocenę zachowania Przedsiębiorcy, w kontekście wyboru zastosowanej wobec niego w niniejszym postępowaniu sankcji.
17. W ocenie Prezesa UODO ww. naruszenie miało charakter nieumyślny. Wszystkie okoliczności sprawy, rozpatrywane łącznie, pozwalają wnioskować, że brak reakcji Przedsiębiorcy na wezwania do złożenia wyjaśnień, nie było celowe, lecz wynikało przede wszystkim z wielości obowiązków a także ważnych prywatnych spraw Przedsiębiorcy w tym okresie. Jednakże Przedsiębiorca skontaktował się z organem ochrony danych celem udzielenia wyjaśnień niezbędnych do dalszego prowadzenia postępowania o sygn. DS.523.1455.2021, jak również wyjaśnił, z jakiego powodu milczał w tychże postępowaniach.
18. W ocenie organu nadzorczego, następcza, aktywa postawa Przedsiębiorcy wskazuje na gotowość do dalszego z nim współdziałania. W tym miejscu, wskazać również należy, że samo już wszczęcie postępowania w przedmiocie nałożenia administracyjnej kary pieniężnej oraz realna perspektywa wymierzania administracyjnej kary pieniężnej stały się dla Przedsiębiorcy wyraźnym sygnałem tego, że dalsze uchylanie się od obowiązków nałożonych przepisami rozporządzenia 2016/679, nieuchronnie prowadziło będzie do zastosowania wobec niego najsurowszych, przewidzianych tymi przepisami sankcji.
19. Prezes UODO uznał, że w tej sprawie udzielenie upomnienia, w świetle kryteriów określonych w art. 83 ust. 2 rozporządzenia 2016/679, będzie wystarczające, i co najmniej tak samo „skuteczne, proporcjonalne i odstraszające” jak wymierzenie kary pieniężnej (vide art. 83 ust. 1 rozporządzenia 2016/679).
20. Należy także zauważyć, że w przypadku zaistnienia podobnego zdarzenia w przyszłości, każde upomnienie wydane przez Prezesa UODO wobec Przedsiębiorcy będzie brane pod uwagę przy ocenie przesłanek ewentualnego wymierzenia kary administracyjnej, zgodnie z zasadami określonymi w art. 83 ust. 2 rozporządzenia 2016/679.

W tym stanie faktycznym i prawnym Prezes UODO rozstrzygnął, jak w sentencji niniejszej decyzji.

Decyzja jest ostateczna. Od decyzji stronie przysługuje prawo wniesienia skargi do Wojewódzkiego Sądu Administracyjnego w Warszawie, w terminie 30 dni od dnia jej doręczenia, za pośrednictwem Prezesa UODO (adres: ul. Stawki 2, 00 - 193 Warszawa). Wpis od skargi wynosi 200 zł. W postępowaniu przed Wojewódzkim Sądem Administracyjnym strona ma prawo ubiegać się o prawo pomocy, które obejmuje zwolnienie od kosztów sądowych oraz ustanowienie adwokata, radcy prawnego, doradcy podatkowego lub rzecznika patentowego. Prawo pomocy może być przyznane na wniosek Strony złożony przed wszczęciem postępowania lub w toku postępowania. Wniosek jest wolny od opłat sądowych.